18 Jui

Cabinet comptable : Comment augmenter votre productivité ?

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Il existe plusieurs solutions pour améliorer la performance dans les cabinets d’expertise comptable : les outils «métiers» et les «boosters» non métiers. Voici le 1er volet de notre enquête : les logiciels métiers.

L’optimisation de la productivité dans un cabinet passe par l’automatisation de la collecte des pièces nécessaires à la tenue comptable et à la révision. Il semble que ce soit la première piste à privilégier. Des outils technologiques dédiés l’autorisent. C’est le cas pour récupérer les relevés bancaires. Deux méthodes co existent : eBICS, le protocole d’échanges de fichiers entre les entreprises et les banques, et le web- scraping, technique d’extraction de contenu utilisé en l’absence d’API. "Grâce à des accords commerciaux conclus avec la majorité des établissements bancaires, le portail Jedeclare.com permet de collecter les écritures des relevés de compte en eBICS", explique Jean Saphores, expert-comptable et Cac, président d’honneur de la FNTC (Fédération nationale des tiers de confiance du numérique). A l’exception de quatre banques : BNP Paribas, Société Générale, La Banque Postale et HSBC pour lesquelles la technique du web-scraping est utilisée. Pour récupérer 100 % des flux bancaires de ses clients, Frédéric Tillard, expert-comptable, gérant de Co-Pilotes, fait donc appel à deux fournisseurs : Jedeclare.com et So bank. "Ces deux solutions sont complémentaires"", glisse-t-il.

Le web-scraping est moins automatique. "L’expert-comptable inscrit son client dans le portail Jedeclare.com qui collecte les relevés en accédant automatiquement aux sites bancaires en ligne. Une saisie initiale des identifiants de connexion bancaire par l’entreprise elle-même est requise. Ces identifiants de connexion sont cryptés et protégés", précise Jean Saphores.

Scraping et océrisation 

Des gains de temps sont encore à réaliser dans la collecte des pièces chez les clients. Les factures clients ne posent guère de problèmes, il suffit de loguer une interface de récupération du journal des ventes au logiciel de facturation de l’entreprise. En revanche, les factures fournisseurs sont plus complexes à rassembler. Les factures électroniques des grands fournisseurs (EDF, Orange, etc.) peuvent être récupérées via des plateformes qui scrapent les documents. Pour les autres, les factures papiers étant encore très présentes dans les entreprises, la captation de la donnée passe par la scannérisation et l’océrisation (reconnaissance de caractères). "Nous mettons en place une solution locative de scan — avec assistance et garantie — chez nos clients, qui nous transmettent ainsi leurs factures au fil de l’eau ou une fois par mois", indique Frédéric Tillard. La qualité des résultats dépend de la qualité du scan. "La solution autonome de Sagemcom, Demat’Box, produit des documents au niveau de qualité nécessaire pour les OCR et permet aux clients de numériser les documents sans passer par leur ordinateur et donc de fluidifier les transferts", ajoute Jean Saphores. De nouveaux outils fleurissent sur le marché, notamment des plateformes digitales ou des applications à télécharger sur un Smartphone. FactNote, par exemple, avec le plug-in FacNote qui s’adapte aux logiciels de comptabilité (Sage Coala, Quadratus, Cegid, etc). Cette solution mobile permet d’automatiser la collecte et l’imputation des factures fournisseurs, qui sont classées en un clic. Le logiciel en ligne Evoliz propose aux cabinets une solution en marque blanche d’automatisation de la collecte et de l’imputation des factures fournisseurs. L’outil récupère directement dans une adresse mail bannette (baptisée Zbox) les mails reçus des fournisseurs du client et collecte les factures sur les portails fournisseurs des 250 plus grands facturiers, via le scanner Demat’Box de Sagemcom. D’autres leur font concurrence.

Automatisation de la production 

Les logiciels de production automatique qui permettent de réaliser toutes les étapes de la tenue comptable dématérialisée sur une même plateforme (notes de frais, envoi et réception de documents, factures fournisseurs, relevés bancaires, journal de caisse, paye avec collecte des éléments variables, facturation en ligne avec validation des pièces, gestion de contrats, etc.) contribuent également à améliorer la productivité. C’est le cas de Yes Account qui utilise la blockchain pour répondre aux enjeux de confiance numérique et de piste d’audit fiable. Autre exemple, Ibiza Software offre une solution ouverte qui permet à chaque expert-comptable de construire son propre écosystème à partir des fonctionnalités natives (collecte bancaire, scan OCR, collecte des variables de paie, workflow RH) et des applications des différents partenaires intégrés dans son store au fil des demandes.

Mission sociale et audit 

La profession comptable semble quasi unanime pour saluer les gains de temps réalisés grâce l’arrivée de Silaexpert sur le marché. L’éditeur promet aux experts-comptables de doubler leur production de bulletin de paie, et il semble que cette promesse soit tenue. "Nous l’avons choisi car ce logiciel suit toutes les évolutions conventionnelles de toutes les conventions collectives. Dès qu’il y a un changement, il est impacté par l’éditeur", témoigne Frédéric Tillard. Alors que les collaborateurs des cabinets devaient auparavant effectuer eux-mêmes les modifications, avec le risque d’erreur induit, Silaexpert réalise cette tâche. "Avec ce logiciel, le bulletin de paie est plus cher, mais il nous permet de gagner du temps et rend la tâche moins stressante pour nos collaborateurs ", ajoute cet expert-comptable. Moins présent sur le marché, rRH Software — la branche sociale d’Ibiza Software —, solution full web, propose également la modélisation légale et conventionnelle et fournit au fil de l’eau les évolutions des conventions collectives étendues (publiée au JO) — et non étendues.

La question de l’automatisation de l’audit est plus épineuse. A date il n’existe pas encore d’outils en tant que tel, plutôt des solutions de révision assistée. Néanmoins, constate Jean Saphores, "avec SmartFEC, outil d’analyse du FEC, la Compagnie nationale des commissaires aux comptes franchit un premier pas". SmartFEC est un outil simple, sous Excel, doté des requêtes usuelles pour mener des analyses sur l’intégralité de la base comptable. L’exploitation des données du FEC permet de mieux cibler les contrôles, d’analyser les flux et de détecter plus facilement des anomalies. En ce sens, l’outil est porteur d’optimisation des temps d’intervention.

Véronique Méot

Read 1176 times Last modified on mardi, 18 septembre 2018 14:07

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